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淺析內(nèi)控測試中的訪談
撰稿人：立信管理咨詢部 丁兵
內(nèi)部控制涉及企業(yè)的各個(gè)方面，為實(shí)現(xiàn)其發(fā)展目標(biāo)提供合理保證，對(duì)企業(yè)影響重大。企業(yè)或基于內(nèi)部管理需要，或出于外部監(jiān)管要求，而開展內(nèi)部控制評(píng)價(jià)或聘請(qǐng)外部中介進(jìn)行內(nèi)部控制審計(jì)。不管是內(nèi)部評(píng)價(jià)還是外部審計(jì)，對(duì)內(nèi)部控制都要進(jìn)行測試，以及了解、判斷內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性。根據(jù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)和審計(jì)指引，結(jié)合工作實(shí)踐，就內(nèi)控測試中的訪談作一些簡單分析。
一、 訪談目標(biāo)
不論是評(píng)價(jià)還是審計(jì)，訪談的目的都要圍繞著內(nèi)控測試的目標(biāo)來進(jìn)行。我認(rèn)為訪談的目標(biāo)主要有：一是了解相關(guān)情況或業(yè)務(wù)流程，二是印證某項(xiàng)事情，三是了解訪談對(duì)象對(duì)某事的觀點(diǎn)、看法或價(jià)值取向，四是初步判斷訪談對(duì)象的勝任能力。
二、 確定訪談對(duì)象
在了解企業(yè)性質(zhì)、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)流程，以及評(píng)價(jià)或?qū)徲?jì)目的的基礎(chǔ)上確定訪談對(duì)象。通常包括：財(cái)務(wù)（融、投、營）、業(yè)務(wù)（供、產(chǎn)、銷）、行政、董事、監(jiān)事等機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人或關(guān)鍵崗位職員，以及企業(yè)的業(yè)務(wù)副總，如果時(shí)間、條件具備，還可以訪談總經(jīng)理、董事長、監(jiān)事主席等。
三、 擬定訪談提綱
根據(jù)不同對(duì)象和不同機(jī)構(gòu)擬定不同的訪談提綱。為提高工作效率，可以事先設(shè)計(jì)一個(gè)通用的提綱，而后根據(jù)不同企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)或訪談對(duì)象進(jìn)行補(bǔ)充或修改。
對(duì)具體操作崗位的人員側(cè)重于崗位的操作流程，以了解相關(guān)內(nèi)控活動(dòng)是否得到執(zhí)行。
對(duì)職能部門的負(fù)責(zé)人側(cè)重于業(yè)務(wù)管理、過程控制等方面的事項(xiàng)，以了解部門負(fù)責(zé)人對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉程度，是否能識(shí)別業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵點(diǎn)，以判斷其勝任能力。
對(duì)業(yè)務(wù)副總側(cè)重于業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與應(yīng)對(duì)、業(yè)務(wù)考核、人力資源等方面的事項(xiàng)，以了解業(yè)務(wù)目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)的一致性，業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制。
對(duì)總經(jīng)理或董事長側(cè)重于發(fā)展目標(biāo)或長遠(yuǎn)規(guī)劃，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與應(yīng)對(duì)、預(yù)算控制、目標(biāo)考核、人力資源、企業(yè)文化、內(nèi)部監(jiān)督等企業(yè)層面的事項(xiàng)，以了解企業(yè)管理層或決策層的價(jià)值取向、企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度等，從而對(duì)企業(yè)整體層面的風(fēng)險(xiǎn)有一個(gè)大致認(rèn)識(shí)，為判斷內(nèi)部控制的有效性提供參考。
對(duì)監(jiān)事側(cè)重于內(nèi)部監(jiān)督，以了解企業(yè)對(duì)內(nèi)部監(jiān)督的重視度，監(jiān)督的方式、力度和有效性。
四、 內(nèi)部討論訪談提綱
對(duì)起草的訪談提綱一定要在小組內(nèi)部進(jìn)行討論，征求小組成員的意見，并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
五、 訪談
訪談方式：訪談以2人共同進(jìn)行為佳，一是可以共同記錄便于事后的核對(duì)和補(bǔ)充，二是可以在訪談時(shí)相互提醒和補(bǔ)充遺漏的事項(xiàng)。但是在訪談時(shí)應(yīng)以一人為主，另一人為輔。
開場白；訪談之初，相互陌生，有些拘束，對(duì)方可能也會(huì)有些潛在的防范意識(shí)。所以訪談開始時(shí)應(yīng)有一個(gè)開場白，介紹訪談的目的，講一點(diǎn)輕松的話題甚至題外話，讓對(duì)方放松下來。忌直接介入主題。
訪談控制：在經(jīng)過簡潔的開場白后，應(yīng)盡快切入到訪談的正題上來。訪談過程中應(yīng)注意說話的語氣、提問方式。忌質(zhì)問的語氣和反問式的提問，也盡量少用用是或否回答的提問方式。同時(shí)還應(yīng)注意控制節(jié)奏，對(duì)善于言談的人應(yīng)適當(dāng)打斷對(duì)方過于寬泛的表述，對(duì)于不善言談的人，應(yīng)給予適當(dāng)啟發(fā)，但不能誘導(dǎo)。如果遇到情緒激動(dòng)的訪談對(duì)象，應(yīng)采取恰當(dāng)?shù)姆绞阶寣?duì)方平靜下來，比如轉(zhuǎn)換話題、為對(duì)方倒一懷溫水，或臨時(shí)借故離開一小會(huì)。如果對(duì)方還是不能平靜的，應(yīng)及時(shí)中止訪談。
六、 整理記錄
訪談結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)或補(bǔ)充記錄，進(jìn)行歸類整理，并按訪談底稿要求書寫或編輯為正式文檔。
如果對(duì)方愿意簽字的，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方簽字確認(rèn)。
七、 實(shí)踐中訪談中出現(xiàn)的問題
受企業(yè)特殊業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)的局限，訪談內(nèi)容無法深入，僅作訪談流程，而使訪談流于形式，達(dá)不到想要的效果。
訪談人經(jīng)驗(yàn)不足或相關(guān)知識(shí)準(zhǔn)備不充分，對(duì)訪談無從著手，無法開展訪談。
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